1. Contexte

• L’artiste / formatrice organise un atelier de découverte en facilitation graphique
• En amont : 15–30 prospects (visio ou présentiel), dont ~10 inscrits à l’atelier
• Organisation multi-variables : date, lieu, participants, matériel, devis, factures, communications, suivi post-atelier
• Retour d’expérience : atelier de septembre pas assez structuré → volonté d’améliorer l’organisation

2. Problématique

• Beaucoup d’infos à gérer (contacts, inscription, statut de chaque personne, devis, factures, mails de rappel, mails de relance, questionnaires de satisfaction) → perte de temps importante dans la gestion, tâches répétitives à gérer et risque élevé d’erreurs dans le suivi
• Manque de visibilité instantanée : où en est chaque personne (intéressé / inscrit / devis / payé / relancé / feedback)
• Charge mentale et oublis possibles :
  • devis non envoyés, relances manquées
  • matériel oublié ou mal anticipé
  • rappels pré-événement oubliés
  • facture + questionnaire envoyés trop tard
• Besoin d’un contrôle qualité rapide : vérifier en un coup d’œil que tout est fait, au bon moment

3. Besoins identifiés

• Collecte d’informations directement via formulaire d’inscription sans copier-coller (clients saisissent les informations eux-mêmes)
  • nom, e-mail, adresse + infos utiles (session, format, besoins, etc.)
• Génération automatique des devis à partir des données rentrées par les clients
• Automatisation de l’envoi des devis avec un e-mail préconfiguré (avec changement de suivi de statut “devis envoyé”)
• Suivi clair du statut des participants (prospect → inscrit → devis envoyé → devis signé → payé → facture envoyée → feedback)